今更聞けないビジネスホンの使い方！保留？発着信？これなあに？

オフィスじゃ当たり前のように使われているビジネスホン。みんな普通に使っていて今更聞けない機能ってありませんか？例えば、外線のかけ方や保留の仕方、内線同士のかけ方などなど意外に知らないことってあるかもしれません。ここではそんな基本的なビジネスホンの使い方をまとめてみました。

ビジネスホンの使い方【基本編】

ここではまず基本となる内線、外線発着信、保留、発着信履歴等の基礎的な説明を致します。

内線発着信

内線電話とは、社内にある電話機同士で通話することを指します。電話機にはそれぞれ内線番号と言われる個別番号が指定されており、それを直接呼ぶことで通話ができます。
ビジネスホンから内線へかける時は、受話器を上げてそのまま相手方の内線番号を押すだけで発信がおこなえます。

外線発着信

代表番号やIP番号などNTTやプロバイダから取得した電話番号から相手先に連絡をいれることを指します。社外にかける電話と覚えておけば大丈夫でしょう。代表番号は市外局番から始まるものがよく使われます。
ビジネスホンから外線へかける時は、外線ボタンを押し電話番号をダイヤルします。

保留

通話中、保留と書かれたボタンを押すことで保留状態になります。一度保留にすれば受話器を元に戻しても通話が切れることはありません。そのまま同じボタンをもう一度押すことで解除されます。

転送

かかってきた電話を社内にある別の電話機へ繋げる時に使用する転送ボタン。転送する際は一度通話を保留してから転送したい相手にかけ、転送ボタンを押します。

発着信履歴

発信、着信した電話番号の履歴をたどれます。メーカーや機種によって残せる履歴数は変動しますが、個別の電話から見れる履歴は大体20～30件程です。履歴に表示される情報はアドレス帳に登録してる内容で変わります。

アドレス帳

電話番号を登録できる機能で名前や担当者等も入れ込むことができます。一度登録したアドレスは着信の際、ディスプレイに表示されるようになります。登録できるアドレス数はメーカー、機種により変動します。
またアドレス帳は電話機個別で登録できるものと主装置自体に登録しどの電話機からも共通して使えるものがあります。

短縮

短縮はよく使う電話番号を短い番号にして登録する機能です。基本的に2桁から4桁の番号になります。短縮ボタンを押してから、短縮番号を押すことで相手にかけることができます。
またビジネスホンのボタンに直接番号を割り当てることで、ワンボタンで特定の相手へ発信する設定もあります。

※例として岩通のビジネスホンを掲載しましたが、メーカーや機種の違いで配置されているボタンの種類が異なります。例えばナカヨのSiシリーズでは短縮ボタンがなく、電話帳ボタンが短縮を兼ねているなど使い方が変わるためご注意ください。

ビジネスホンの使い方【オプション編】

ビジネスホンは多機能電話機と言われるくらい様々な機能を持ち合わせています。ここで紹介するのは、最近の機種で標準搭載されている機能についてまとめたものです。使い方は、ファンクションキーに割り付けられた専用のボタンを押すことで使用できます。

留守番電話機能

ビジネスホンのボタン割付により留守番ボタンを設置。ボタンを押すと留守番が開始されます。録音された音声は主装置へ保存され、ビジネスホンから内容を確認することができます。機種によって自動留守電設定や外部出力などおこなえる機能が変わります。

通話録音機能

ビジネスホンで通話した内容を全て録音することができます。録音開始は自動、手動選べることが多いです。保存内容の確認は、個別電話機からおこないます。主装置から外部出力する方法は、機種によって異なります。

転送機能

こちらの転送機能は社内の人間宛ではなく、社外にいる人間へ転送する際の機能です。転送方法は様々あり、例えば”日中事務所に誰もいない場合、指定された電話番号へ順番に連絡を入れる方法”、”特定の顧客からの電話は直接担当へ転送する方法”など機種によって転送方法を選ぶことができます。使い方についてはファンクションキーに割付けられており、ボタンを押すことで転送が開始されます。

電話／FAX切替

電話とFAXを同じ番号で使用してる際に使う機能。基本的に自動切替えなので、主装置が判別してくれます。

使い方に迷ったら？取説URL

岩通（IWATSU）ビジネスホン

ナカヨビジネスホン

NTTビジネスホン

サクサ（SAXA）ビジネスホン

NECビジネスホン

まとめ

ビジネスホンは企業によって使い方が変わる
基本機能に関しては、どのビジネスホンでも使い方はほとんど変わりません。しかしファンクションキーに設定する機能は、企業によって異なります。ビジネスホンは、使用する企業に合わせて使いやすく機能のカスタマイズがおこなえるからです。 まずご自分のビジネスホンのファンクションキーを確認し、どのような設定がされているのか見てみるのも良いでしょう。詳しい使い方については上記であげた取扱説明書URLを参照に見てみるのもいいかもしれません。

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